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MANEJO DE ARCHIVO Y ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

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UTO
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Course Description

Perfil Ocupacional

COMPETENCIA: 210602021 – Organizar archivos de gestión de acuerdo con normativa.


En este curso 100% virtual aprenderás a:

• Proveer información de los documentos de archivo de acuerdo con tecnologías y normativa.

• Gestionar el proceso documental según normativa y condiciones tecnológicas

• Implementar el sistema de gestión documental de acuerdo con normativa.

• Organizar archivos de gestión de acuerdo con normativa.

Inscripción: $20.000=

Horario: A convenir con el docente.

Costo del Curso Corto: $87.100=

Duración: 67 Horas (52 horas cátedra – 15 horas trabajo autónomo)

Horas totales a certificar: 67 Horas

Requisitos: Copia de la Cédula y Foto 3X4

Para homologación a programa técnico laboral  se requiere diploma de Bachiller y acta de grado.

OBJETIVOS DE APRENDIZAJE

• Dotar a los estudiantes del conocimiento básico general en Archivística.

• Discutir las problemáticas actuales en la administración y organización de archivos en las entidades públicas y privadas.

• Comprender la interacción de las labores archivísticas con las demás áreas, planes y sistemas en una organización.

• Aprender a estructurar las labores archivísticas

• Desarrollar habilidades para la gestión y organización de acervos documentales y patrimonio.



RESULTADOS DE APRENDIZAJE

• Recibir documentos empresariales de acuerdo con las normas de la Organización y la legislación vigente.

• Despachar documentos empresariales teniendo en cuenta las normas gramaticales y de sintaxis, las normas técnicas colombianas para la elaboración y presentación de documentos, las normas internas y la legislación vigente.

• Organizar y administrar los archivos aplicando los principios archivísticos, las normas técnicas, las políticas institucionales y la legislación vigente.

• Conservar y preservar los documentos para el suministro de información de acuerdo con las normas, las técnicas y la legislación vigente.

CONTENIDOS DEL CURSO

• Recursos informáticos: – Computadores – Aplicativos (software) – Redes de información – Impresora – Internet – Correo electrónico
• Fax
• Digitalización
• Técnicas de reproducción
• Útiles, elementos y mobiliario
• Legislación para la gestión y administración documental.
• Conceptos de: – Gestión Documental – Documento – Documento de archivo – Documento electrónico de archivo. – Comunicaciones Oficiales.
• Correspondencia
• Clases de documentos: – Público – Privado
• Unidad de Correspondencia: – Concepto – Objetivos – Misión – Funciones – Servicios que presta – Normas Internas (manuales de procedimiento, Gestión Documental) y legislación vigente para el recibo y despacho de documentos.
• Estructura interna de la Organización. – Técnicas de organización – Tipos de organización: Lineal, funcional, línea staff, departamentos, matrices y unidades estratégicas de negocios.
• Medios de ingreso y despacho de documentos; normas de correo y embalaje.
• Clasificación de la documentación producida y recibida: – Correspondencia. – Folletos, revistas y publicaciones. – Comunicaciones oficiales recibidas. – Comunicaciones oficiales enviadas. – Comunicaciones oficiales vía fax. – Comunicaciones oficiales por correo electrónico.
• Planillas y formatos para la radicación y registro de correspondencia recibida, correspondencia enviada, relación de préstamo de documentos, recordatorio de correspondencia sin contestar, registro de correspondencia para entrega directa en las entidades, registro de correspondencia enviada por fax, testigo (ficha de afuera para préstamo de documentos.
• Procedimiento para la radicación y registro de comunicaciones oficiales recibidas.
• Procedimiento para la distribución de las comunicaciones oficiales recibidas.
• Procedimiento para la radicación y registro de comunicaciones oficiales y comerciales enviadas.
• Procedimiento para el envío de comunicaciones oficiales
producidas.
• Depósitos de archivo: – Conceptos – Principios
• Condiciones físicas y técnicas de las instalaciones locativas destinadas para la custodia y conservación de los archivos.
• Normas y legislación vigentes para las instalaciones locativas de los archivos.
• Muebles
• Unidades de conservación
• Elementos
• Normas técnicas y legislación vigentes para la organización y funcionamiento de los archivos y servicios archivísticos. – Conceptos de: – Archivo – Archivo total – Organización de archivos. – Organización de documentos. – Clasificación. – Clasificación documental. – Ordenación. – Ordenación documental. – Archivo electrónico – Documento electrónico de archivo. – Documento original.
• Estructura orgánico funcional
• Agrupaciones documentales
• Código. Concepto.
• Expediente. Concepto. Ordenación del expediente.
• Fases de formación del archivo: Ciclo vital. Concepto. – Archivo de gestión – Archivo central
– Archivo histórico.
• Fundamentos de la clasificación documental: – Principio de orden original – Principio de procedencia
• Metodología de la clasificación.
• Sistemas de ordenación: – Alfabético – Numérico – Mixtos
• Técnicas y procedimientos archivísticos.
• Tablas de Retención Documental: – Definición e importancia. – Marco jurídico. – Principios básicos – Procesos técnicos – Pasos metodológicos para la elaboración y aplicación. – Conceptos de: Disposición final, conservación total, eliminación, microfilmación, selección, muestreo, valoración documental: valores primarios y valores secundarios; retención y depuración.
• Transferencias documentales. Definición e importancia.
• Procedimiento para las transferencias documentales.
• Preparación física de la documentación.
• Inventarios documentales. Concepto. Utilidad.
• Formatos de control para préstamo y consulta de documentos.
• Normas y procedimientos para el préstamo y control de documentos. – Conceptos de:
– Preservación documental – Conservación documental
• Aspectos legales sobre conservación de documentos.
• Normas técnicas colombianas NTC 4436 y 2676 sobre permanencia y durabilidad de los soportes documentales.
• Factores de deterioro de los documentos: – Ambientales – Bióticos – Desastres – Antropogénicos – Normas internas y legislación vigente acerca del acceso a los documentos y a la información de archivos.

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